Charte d'utilisation responsable de l'IA

Nous croyons qu'une intelligence artificielle utile est d'abord une intelligence artificielle responsable. Cette charte énonce nos engagements concrets en la matière.

Manifeste humain + IA : derrière chaque livrable MEMORA, ce sont des humains qui travaillent en étroite collaboration avec l'IA. L'IA amplifie nos capacités ; nos décisions, notre jugement et notre sens critique donnent toute la valeur au résultat. Lire notre approche IA complète.

Nos cinq principes directeurs

Transparence

Nous informons clairement les utilisateurs lorsqu'un système d'IA est utilisé dans une interaction ou un traitement.

Équité

Nous veillons à ce que nos systèmes d'IA n'entraînent pas de discriminations injustifiées fondées sur des caractéristiques personnelles.

Responsabilité

Nous assumons pleinement les décisions produites ou assistées par l'IA dans le cadre de nos services.

Protection de la vie privée

Les renseignements traités par l'IA bénéficient de la même rigueur de protection que tous les autres renseignements personnels.

Supervision humaine

Toute décision significative pour une personne fait l'objet d'une supervision humaine active.

Nos engagements envers nos clients

Vous informer clairement lors d'une interaction avec un système d'IA.
Superviser humainement toute décision significative.
Offrir un recours humain sur simple demande.
Protéger les renseignements personnels avec des mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Cadre de gouvernance

Un responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) est nommé et accessible.
Le RPRP évalue seul les usages et les risques. Aucun comité IA n'est constitué; aucune date n'est fixée, et sa composition sera publiée ici lorsqu'il existera.
Tout nouvel outil ou usage d'IA doit suivre une procédure d'approbation rigoureuse.
Cette charte est révisée annuellement pour refléter l'évolution des pratiques et des attentes.

Formation et AI literacy (article 4 du Règlement IA)

L’article 4 du Règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle (« EU AI Act »), en application depuis le 2 février 2025, impose aux fournisseurs et déployeurs de systèmes d’IA de garantir un niveau suffisant de littératie en IA pour leur personnel et leurs partenaires. MEMORA solutions inc. prépare, pour y répondre, un plan de formation en quatre niveaux, décrit ci-dessous. Aucune session n'a encore été consignée dans un registre.

Plan de formation MEMORA - 4 niveaux

Niveau 1 - Fondamentaux IA (2 h) : tous les employés. Concepts de base, éthique, biais, hallucinations, IA générative.
Niveau 2 - Utilisation responsable (4 h) : utilisateurs IA quotidienne. Bonnes pratiques chatbot Léo, anti-fuite données, vérification factuelle.
Niveau 3 - Déploiement et supervision (8 h) : responsables produits/projets IA. EFVP (Loi 25 art. 3.3), AIA (ISO 42005), red teaming, journaux IA (AI Act art. 19).
Niveau 4 - Gouvernance et conformité (16 h) : direction et RPRP. Triple verrou Loi 25 + RGPD + AI Act, registre IA interne, gestion incidents IA, communication CAI.

Traçabilité et registre

Les formations IA suivies par les membres de l’équipe MEMORA et nos consultants externes seront consignées dans un registre interne conservé 5 ans, avec une attestation remise à chaque participant. Ce registre n'existe pas encore : aucune session n'y est consignée, et aucune date n'est fixée; la date de la première session sera publiée ici. Le plan est revu annuellement (référence : ISO/IEC 42001 et NIST AI RMF).

Engagement client

MEMORA recommande à ses clients PME québécois et européens de mettre en place leur propre plan de formation AI literacy. Sur demande à ethique@memora.ca, nous pouvons partager notre cadre méthodologique simplifié et nos modèles d’attestation.

Pratiques d'IA strictement prohibées (article 5 du Règlement IA)

L'article 5 du Règlement (UE) 2024/1689 interdit certaines pratiques d'intelligence artificielle jugées inacceptables. Ces interdictions sont applicables depuis le 2 février 2025 (art. 113).

Manipulation subliminale ou techniques trompeuses ;
Exploitation des vulnérabilités liées à l'âge, au handicap ou à la situation socio-économique ;
Notation sociale (« social scoring ») par des autorités publiques ou des entités privées ;
Évaluation du risque de criminalité fondée uniquement sur le profilage ;
Reconnaissance faciale par moissonnage non ciblé d'images provenant d'Internet ou de systèmes de vidéosurveillance (CCTV) ;
Inférence d'émotions sur le lieu de travail ou dans les établissements scolaires, sauf pour des raisons médicales ou de sécurité ;
Catégorisation biométrique visant à déduire la race, les opinions politiques, l'orientation sexuelle ou la religion ;
Identification biométrique à distance en temps réel dans l'espace public à des fins répressives, sauf exceptions strictement encadrées.

Engagement MEMORA : MEMORA solutions s'interdit formellement ces huit pratiques et impose la même interdiction à l'ensemble de ses sous-traitants et partenaires technologiques.

Signaler un manquement : tout manquement à ces interdictions peut être signalé par courriel à ethique@memora.ca en précisant la mention « alerte article 5 ».

Politique de marquage des contenus générés par IA

MEMORA s’engage publiquement à marquer clairement tout contenu généré ou substantiellement assisté par intelligence artificielle, conformément à l’article 50 du Règlement européen sur l’IA (AI Act), applicable depuis le 2 août 2026 et que MEMORA appliquait déjà avant cette date.

Ce que MEMORA marque visuellement comme contenu IA

Réponses du chatbot Léo (déjà identifié dans la section 6 de notre politique de confidentialité)
Articles de blogue substantiellement rédigés avec assistance IA (transparence éditoriale)
Images et vidéos générées par IA dans nos communications
Comptes rendus de rencontres clients produits avec l'assistance d'une IA de prise de notes (voir section dédiée ci-dessous)

Ce que MEMORA ne fait jamais

Deepfake d’une personne sans consentement écrit
Manipulation d’image cliente sans divulgation claire
Présentation d’un contenu IA comme étant produit par un humain

Nous plaçons la mention au début du contenu, jamais en pied de page.

Pour toute découverte de contenu IA non marqué, écrivez à ethique@memora.ca.

IA et prise de notes lors de nos rencontres clients (Google Meet)

Lors de nos rencontres en visioconférence (principalement Google Meet, parfois Microsoft Teams ou Zoom), nous activons une fonctionnalité d'IA de prise de notes en temps réel. Cette assistance nous permet de demeurer pleinement attentifs à votre propos plutôt que de prendre des notes à la main, et de vous transmettre rapidement un compte rendu structuré après la rencontre.

Ce que nous utilisons

Outil principal : Google Meet (fonctionnalité « Prise de notes par Gemini ») - fournisseur Google LLC (États-Unis), via notre Google Workspace organisationnel.
L'IA produit en direct une transcription de la rencontre et un résumé structuré (sujets abordés, décisions prises, actions à entreprendre).
Les notes sont rattachées au dossier client correspondant et au compte rendu qui vous est partagé.

Vos droits avant chaque rencontre (Loi 25 art. 8, RGPD art. 13, AI Act art. 50)

Nous vous informons systématiquement avant le début de la rencontre que la prise de notes IA sera activée, et nous attendons votre consentement explicite ;
Vous pouvez refuser sans aucun impact sur la qualité du service ni sur la suite de notre relation ;
Vous pouvez demander la désactivation de la fonctionnalité à tout moment pendant la rencontre ;
Le résumé qui vous est transmis est explicitement marqué « généré avec l'assistance d'une IA » (conformité art. 50 du Règlement IA).

Comment nous protégeons vos données

Selon les conditions de Google Workspace, les données de notre organisation ne servent pas à entraîner les modèles de Google ;
Transferts vers les États-Unis : une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (Loi 25, art. 17) a été réalisée pour ce transfert. Pour les personnes situées dans l'EEE, Google offre les mécanismes du chapitre V du RGPD;
Conservation des transcriptions et résumés : 12 mois maximum après la rencontre, puis suppression par notre équipe (voir la table de conservation de la politique de confidentialité). Suppression anticipée sur demande à rprp@memora.ca ;
Accès limité aux personnes affectées au dossier. Une revue annuelle des droits d'accès par le RPRP est prévue; aucune date n'est fixée.

Pour toute question, ou pour demander un compte rendu manuscrit « sans IA » : rprp@memora.ca.

Étiquette IA - chatbot Léo (AI Nutrition Label)

Cette étiquette vise à renforcer la transparence conformément aux principes du Stanford CRFM Foundation Model Transparency Index et à l'article 50 du règlement européen sur l'intelligence artificielle (AI Act). Elle est mise à jour à chaque changement substantiel du modèle sous-jacent.

Caractéristique	Information
Nom du système	Léo (chatbot conversationnel d'aide aux PME)
Fournisseur du modèle	Anthropic (modèle Claude Sonnet 4), demandé via l'intermédiaire OpenRouter (États-Unis). Selon la documentation d'OpenRouter, la requête peut être servie par l'infrastructure d'Anthropic, d'Amazon Web Services ou de Google Cloud.
Données d'entraînement	Corpus décrit par Anthropic dans sa documentation publique. AUCUNE donnée client MEMORA n'est utilisée pour réentraîner le modèle : selon la documentation d'Anthropic, les données transmises par API ne servent pas à l'entraînement par défaut.
Capacités principales	Répondre aux questions sur la Loi 25, le RGPD et l'AI Act, fournir des recommandations en matière de conformité, orienter vers les services de MEMORA.
Limites connues	Peut halluciner sur des faits récents, ne remplace pas un conseil juridique humain, contexte de conversation limité à la session.
Risques identifiés	Génération d'information erronée (mitigation : disclaimer + supervision RPRP), divulgation de prompt manipulé (mitigation : message d'avertissement et supervision RPRP; aucun filtre technique dédié n'est en place à ce jour).
Garde-fous actifs	Journalisation des conversations avec purge automatique (180 jours après la fermeture, au plus 365 jours si la conversation reste inactive), message d'avertissement permanent, escalade vers un humain sur demande. Aucune modération automatisée des conversations n'est branchée sur Léo à ce jour : une fonction de modération existe dans l'application, mais elle n'est pas appliquée au chatbot.
Évaluation et tests	Tests internes avant chaque changement de modèle. Aucun red-teaming ni audit des biais n'a encore eu lieu; aucune date n'est fixée. ISO/IEC 42001 et NIST AI RMF servent de cadres de référence, sans certification.
Dernière mise à jour	5 octobre 2026 (modèle Claude Sonnet 4 via OpenRouter, version actuelle).

Pour toute question sur cette étiquette ou demande d'audit indépendant : ethique@memora.ca.

Cette étiquette est révisée à chaque changement majeur du modèle ou des données traitées. Sources d'inspiration : Stanford Foundation Model Transparency Index, Twilio AI Nutrition Facts, AI Act art. 50.

Journalisation et traçabilité (article 19 du Règlement IA)

L'article 19 du Règlement (UE) 2024/1689 oblige les fournisseurs de systèmes d'IA à haut risque à conserver les journaux générés automatiquement pendant au moins six mois afin de permettre les audits et l'identification d'incidents. MEMORA n'est ni fournisseur ni exploitant d'un système à haut risque; elle s'aligne volontairement sur cette durée pour les conversations de Léo.

Ce que MEMORA journalise pour Léo et systèmes IA

Identifiant de session (anonymisé) et horodatage ;
Requête utilisateur (texte du prompt) ;
Réponse générée par le modèle ;
Modèle utilisé (fournisseur, version) et paramètres clés (temperature, max_tokens) ;
Résultat de la modération automatisée, si elle est un jour branchée sur Léo (drapeau éventuel, catégories signalées).

Ce que MEMORA NE journalise PAS

Renseignements personnels identifiables hors strict nécessaire (courriel, téléphone, NAS, numéro de carte) ;
Métadonnées techniques inutiles (adresse IP brute, user-agent complet) ;
Contenu protégé par le secret professionnel (médecin, avocat, comptable) si détecté ;
Données après la durée de conservation maximale (purge automatique).

Durée de conservation et purge

180 jours après la fermeture d'une conversation Léo, et au plus 365 jours pour une conversation restée inactive (au-delà : suppression automatique) ;
5 ans pour les journaux de gouvernance (incidents, signalements, décisions) : durée retenue par MEMORA, qu'aucun article de loi n'impose ;
24 mois pour les rapports d'audit interne et de red-teaming, lorsque ces exercices auront été formalisés (référence ISO/IEC 42001) ;
Purge automatique nocturne (tâche planifiée quotidienne).

Accès aux logs

Lecture stricte par le RPRP (Stéphane Lapointe); une seconde personne sera désignée lorsque le comité IA sera constitué ;
Aucun accès marketing, vente ou support sauf incident formel documenté ;
Les accès administratifs sont consignés dans le journal d'audit de l'application ;
Sur demande (Loi 25, art. 27), le RPRP fournit à un utilisateur ses propres journaux dans un délai de 30 jours (art. 32) (rprp@memora.ca).

Cette politique est révisée annuellement par le RPRP. Aucun audit interne périodique n'a encore eu lieu; aucune date n'est fixée. Lorsqu'un audit aura lieu, les écarts constatés seront consignés et corrigés, en s'inspirant de la norme ISO/IEC 42001.

Surveillance après mise sur le marché (article 72 du Règlement IA)

L'article 72 du Règlement (UE) 2024/1689 impose aux fournisseurs de systèmes d'intelligence artificielle à haut risque une surveillance continue de leur performance, de leurs risques et des incidents survenant après leur mise sur le marché. Bien que MEMORA agisse comme déployeur - et non comme fournisseur - du modèle Claude utilisé par Léo, elle s'engage volontairement à appliquer un système de surveillance après mise sur le marché (« Post-Market Monitoring » ou PMM), même si Léo n'est pas formellement classé comme système à haut risque. Ce cadre volontaire s'aligne sur les meilleures pratiques internationales, notamment le NIST AI Risk Management Framework et la norme ISO/IEC 42001.

Ce que nous suivons aujourd'hui, et ce que nous prévoyons de suivre

Suivi aujourd'hui :

Disponibilité du service (module de suivi interne);
Signalements reçus à ethique@memora.ca (préoccupation éthique, contenu inapproprié).

Prévu, sans date fixée à ce jour :

Taux d'hallucination (revue manuelle d'un échantillon de conversations; fréquence et taille de l'échantillon à fixer);
Taux de refus et blocages d'une modération automatisée, si elle est un jour branchée sur Léo;
Latence du service;
Dérive de performance (comparaison avec une base de référence à établir);
Émergence de nouveaux types de requêtes à risque (red-teaming).

Cycle de revue PMM

En continu : surveillance technique de la disponibilité du service par notre module de suivi interne ;
Périodique : revue d'un échantillon de conversations par le RPRP; la fréquence et la taille de l'échantillon ne sont pas encore fixées, et aucune revue n'est publiée à ce jour;
À chaque révision annuelle de la présente charte : rapport interne consolidé (forces, faiblesses, plans correctifs) ;
Un résumé public (anonymisé, agrégé) sera publié sur notre Trust Center à partir de la première revue annuelle; aucun n'est publié à ce jour.

Incidents graves (article 73 du Règlement IA)

Définition d'un incident grave : décès, atteinte à la santé ou aux biens, atteinte aux droits fondamentaux, perturbation d'une infrastructure critique ;
Notification au fournisseur du modèle (Anthropic, via OpenRouter) dans les 3 jours ouvrables ;
Notification à la Commission d'accès à l'information du Québec lorsque l'incident constitue un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux (Loi 25, art. 3.5); le signalement prévu à l'article 73 du Règlement IA incombe au fournisseur du modèle ;
Préservation immédiate des journaux et preuves techniques (chaîne de conservation) ;
Communication transparente publiée sur le Trust Center dans les 30 jours suivant la confirmation de l'incident.

Mesures correctives

Suspension immédiate du système d'IA en cas de risque significatif (désactivation du module de chatbot) ;
Notification proactive aux utilisateurs affectés (Loi 25, articles 3.5 et 3.7) ;
Rétroaction au fournisseur du modèle pour correctif ou ajustement ;
Retour d'expérience documenté dans le registre IA interne.

Pour signaler un incident ou une préoccupation liée à Léo : ethique@memora.ca, avec la mention « incident article 73 ». Le RPRP accuse réception dans les 2 jours ouvrables et déclenche la procédure PMM.

Transparence sur les données d'entraînement (articles 50 et 53 du Règlement IA)

MEMORA est déployeur du modèle Claude fourni par Anthropic PBC, accessible via l'intermédiaire OpenRouter, et non fournisseur du modèle au sens du Règlement IA. À ce titre, l'obligation de publier un résumé des données d'entraînement (art. 53) incombe à Anthropic, qui publie sa documentation sur son site officiel. MEMORA s'engage néanmoins à une transparence proactive sur la chaîne complète, conformément à l'art. 50(3).

Ce que MEMORA ne fait PAS

MEMORA n'entraîne aucun modèle d'IA propriétaire à partir des conversations Léo ni des données client.
Aucune donnée client ni conversation Léo n'est transmise à Anthropic ou à OpenRouter pour réentraîner un modèle.
La conservation des requêtes par OpenRouter et Anthropic est régie par leurs politiques publiques respectives (liens dans le Trust Center).
Aucune donnée n'est partagée avec des tiers à des fins d'apprentissage automatique sans consentement écrit explicite.
Aucun fine-tuning n'est appliqué avec des données identifiables d'un client de MEMORA.

Ce que le fournisseur du modèle déclare (résumé public)

Anthropic décrit ses sources d'entraînement et la date de coupure de ses modèles dans sa documentation publique. MEMORA ne reproduit pas ces informations ici afin de ne pas les publier périmées : consulter anthropic.com/legal/privacy.

Protection des droits d'auteur (clients et tiers)

Si vous estimez qu'un contenu protégé par droits d'auteur dont vous êtes titulaire a été utilisé pour entraîner un modèle d'IA tiers, MEMORA n'a pas le contrôle direct sur l'entraînement, mais peut relayer votre demande au fournisseur du modèle (Anthropic) sous 5 jours ouvrables.
Pour exercer un droit d'opposition au traitement automatique au sens du RGPD art. 21 : adresser la demande à rprp@memora.ca avec la mention « opposition art 21 RGPD ».
Pour les contenus générés par Léo : MEMORA ne revendique aucun droit sur les réponses produites à votre demande. La titularité du droit d'auteur sur un contenu généré par une IA n'est pas tranchée en droit canadien; les conditions d'Anthropic et d'OpenRouter s'appliquent au modèle sous-jacent.

Pour aller plus loin

Politique de confidentialité d'Anthropic : anthropic.com/legal/privacy
Conditions d'utilisation d'OpenRouter : openrouter.ai/terms

Signaler une préoccupation éthique

Si vous constatez un écart à cette charte ou une préoccupation éthique liée à notre usage de l'IA, écrivez-nous à : ethique@memora.ca. Nous accusons réception dans les 2 jours ouvrables et traitons votre signalement dans un délai de 30 jours.

Voir aussi

Pour la liste complète de nos sous-traitants (sub-processors), notre registre public d'incidents et notre rapport de transparence, consultez notre Trust Center.

Engagement public

Cette charte s'inspire directement de l'Annexe E « Template de charte IA interne » du livre L'IA sans se faire poursuivre de Stéphane Lapointe (2026). Elle traduit notre volonté de transparence réelle - pas seulement de discours - et sera mise à jour chaque année.

Pour comprendre vos droits face à une décision automatisée prise par l'un de nos systèmes, consultez la page dédiée : Droit à l'explication des décisions automatisées (Loi 25 art. 12.1, RGPD art. 22, AI Act art. 86).

Contact éthique : ethique@memora.ca

Dernière mise à jour : 5 octobre 2026. Prochaine révision : au plus tard le 5 octobre 2027, ou à tout changement de modèle.